国家公務員退職手当法施行令第四条の二の規定により作成する同令第三条各号（第一号中任期を終えて退職した者に係る部分及び第二号を除く。）に掲げる者の退職の理由の記録（以下「退職理由記録」という。）には、次に掲げる事項を記載しなければならない。
一
作成年月日
二
氏名及び生年月日
三
退職の日における勤務官署又は事務所及び職名
四
勤続期間並びに採用年月日及び退職年月日
五
退職の理由及び当該退職の理由に該当するに至った経緯
六
作成者の職名及び氏名
２ 退職理由記録の様式は、別記様式とする。
３ 退職理由記録には、職員が提出した辞職の申出の書面の写しを添付しなければならない。